Требования к рабочему месту кадровика. Анализ элементов организации труда на рабочем месте стажера специалиста отдела по кадрам Организация рабочего места работника кадровой службы
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
БИЙСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (филиал)
государственного образовательного учреждения
высшего профессионального образования
«Алтайский государственный технический университет им. И. И. Ползунова
Расчетное задание
по проектированию информационных систем
На тему: «Автоматизация рабочего места специалиста по кадрам»
Выполнила: студентка группы ПИЭ-63
Проверил: Старший преподаватель
Бийск 2010г
Введение…………………………………………….………………….3
1. Аналитическая часть
1.1 Анализ предметной области……………………………..4
1.2 Обзор программ аналогов………………………………..6
1.3 Техническое задание……………………………………..6
1.4 Постановка задачи……………………………………….….13
1.5 Метод разработки…………………………………………....15
1.6 Обоснование проектных решений…………………….…..20
1.7 Архитектура ИС……………………………………….….…27
2. Проектная часть
2.1 Информационное обеспечение……………………….……..28
2.2 Программное обеспечение……………………......................30
2.3 Технологическое обеспечение………………………………31
Заключение………………………………………………………….…..33
Список использованной литературы…………………………..………34
Введение
За последние годы значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.
Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. При применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.
Целью данного расчетного задания является разработка системы автоматизации рабочего места кадрового работника предприятия, работающего в сфере торговли продуктами питания.
1. Аналитическая часть
1.1 Анализ предметной области
Проблема автоматизации производственных процессов и процессов управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается актуальной. Необходимость автоматизации объясняется задачами облегчения труда управленческого персонала, усложнением производственных связей, увеличением объемов управленческой функции.
Важную роль играет задача соответствия технической базы управления аналогичной базе производства, в отношении которого производится автоматизация.
На современном этапе автоматизации управления производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.
Автоматизирование рабочего места кадрового работника я хочу рассмотреть на примере ООО «Торговая Сеть Аникс», которая занимается реализацией продуктов питания. Успех фирмы во многом зависит от правильного подбора персонала.
Основная работа специалиста по кадрам заключается в подборе кадров. Специалист должен правильно оценить возможности человека и предложить ему подходящую должность.
Самой первой стадией работы кадровика можно считать оценку трудовых ресурсов. Если существуют открытые вакансии, нужно начать поиск на замещение. Поиск состоит из нескольких шагов:
1. Подача объявления,
2. Заполнение анкет,
Затем анкеты анализируются, проводятся собеседования и на основании полученных данных принимается решение о приеме на работу. Соискатель предоставляет отделу кадров документы (паспорт, ИНН, СНИЛС, трудовую книжку, санитарную книжку, документ об образовании). В отделе персонала заводится личная карта работника, куда кадровиком от руки заносятся все данные. Туда же подшивается анкета, ксерокопия первых страниц паспорта. Составляется трудовой договор, договор о материальной ответственности. Копия трудового договора остается у работника, а документы (трудовая книжка, санитарная книжка) остаются в отделе кадров. Далее работник отправляется на место работы.
Рис 1.- Работа специалиста по кадрам (диаграмма прецедентов)
На рисунке 1 показан процесс приема на работу.
Существует еще один аспект работы специалиста по кадрам это увольнение работника. В этом случае действие трудового договора прекращается, документы (трудовая книжка, санитарная книжка) возвращаются работнику.
1.2Обзор программ аналогов
На данный момент уже существуют программные решения суть которых сводится к кадровому учету. Это например программный проект научно- производственной фирмы «Катарсис» -автоматизация системы обработки информации «Трудовые ресурсы».
Некоторые производители программ заманивают своих клиентов с помощью бесплатного обслуживание и сопровождение. Но программа 1С: «зарплата и кадры», очень проста и не требует большого умения в работе с ней. Программа уже давно заслужила авторитет на рынке. Более того эта программа сравнительно недорогая ее можно установить в пределах 10000 рублей.
1.3 Техническое задание
1. Общие сведения.
1.1Полное наименование системы и ее условное обозначение
Необходимо разработать автоматизированное рабочее место специалиста по кадрам ООО «ТС Аникс» для автоматизации функций управления и документооборота в отделе кадров. Условное обозначение – АРМК.
1.2Плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы:
Начало работ по созданию АРМК – 23.06.2010;
Окончание работ по созданию АРМК – 15.07.2010
2. Назначение и цели создания системы.
2.1Назначение АРМК:
Автоматизированное рабочее место кадровика является автоматизированной системой управления и документооборота; ее предполагается использовать для автоматизации функций управления кадровика: анализа, планирования и учета.
2.2Цели создания АРМК:
Накопление, хранение, обработка и выдача достоверной и оперативной информации;
Сокращение времени на обработку информации;
Уменьшения затрат времени на обработку информации (ввод, обработка информации);
Улучшения качества контроля и учета обрабатываемой информации;
Повышение эффективности работы отдела кадров
3. Требования к системе
3.1Требования к системе в целом
3.1.1.Требования к структуре и функционированию системы
Система должна функционировать в едином информационном пространстве, должна поддерживать единую технологию обработки и представления данных, должна быть реализована по принципу однократного ввода данных, использование системы должно быть в рамках системы единого набора инструментальных средств, система должна придерживаться открытости структур хранения информации.
АРМК состоит из следующих подсистем:
Подсистема информационного обеспечения;
Подсистема лингвистического обеспечения;
Подсистема математического обеспечения;
Подсистема юридического обеспечения;
Подсистема методического обеспечения;
Подсистема организационного обеспечения;
Подсистема технического обеспечения;
Подсистема «Бухгалтерия».
3.1.2. Требования к средствам и способам связи для информационного обмена между компонентами системы.
Для информационного обмена между компонентами системы должна быть организована локальная сеть c архитектурой «клиент-сервер». Эта необходимость обусловлена следующими важными факторами: возможность параллельной обработки информации; возможность совместного использования данных и устройств; оперативный доступ к информации; улучшение процесса обмена информацией и взаимодействия между сотрудниками.
3.1.3. Требования к характеристикам взаимосвязи создаваемой системы со смежными системами, требования к ее совместимости.
Данные АРМК должны использоваться кадровиками, аппаратом бухгалтерии и другими подразделениями ООО «Техресурс» такими как отдел маркетинга, бухгалтерия, генеральный директор. Обмен информацией между АРМК и отделами предприятия должен производиться путем передачи соответствующих документов. Обмен информацией с внешними партнерами (кадровые агенства, биржи труда и т.д.) должен осуществляться с помощью интернета.
3.1.4. Требования к режимам функционирования системы.
Использование АРМК должно осуществляться в течение работы преприятия.
3.1.5. Требования по диагностированию системы.
Диагностика и профилактика технических средств проводится раз в месяц.
Диагностика базы данных проводится раз в неделю путем выборки некоторых записей.
Проверка целостности данных проводится по мере необходимости.
Проверка программного обеспечения проводится по мере необходимости.
3.1.6. Перспективы системы, модернизация системы.
Модернизация АРМК может происходить в двух направлениях: модернизация программного обеспечения и модернизация технического обеспечения АРМК. При модернизации программного обеспечения могут вноситься изменения или осуществляться дополнения в составленные для работы с АРМК программы (например, при введении новой задачи), а также могут меняться покупные программные средства. Модернизация технического обеспечения АРМК должна происходить путем приобретения новых или модернизации старых технических средств.
3.1.7. Требования к численности и квалификации персонала.
3.1.7.1 Требования к численности пользователей АС.
Численность персонала АРМК определяется согласно штатному расписанию.
3.1.7.2. Требования к квалификации персонала, порядку его подготовки и контроля знаний и навыков.
Образование персонала АРМК должно быть высшее профессиональное для кадровика, для остальных пользователей - ниже среднего специального, при условии знания ПК на уровне пользователя, т.е. они должны уметь работать с соответствующими программными пакетами, а также они должны легко адаптироваться к новым программным продуктам (т.е. иметь способность к переобучению). Контроль знаний и навыков должен производиться при приеме на работу, а также в ходе работы по распоряжению директора, либо по другим причинам.
4. Требуемый режим работы персонала.
Требуемый режим работы персонала – полный рабочий день с 9 00 до 18 00 . Основной перерыв должен составлять 1 час. Дополнительные перерывы для отдыха должны предоставляться в зависимости от степени утомления.
5. Требования к надежности системы.
Необходимо, чтобы система обладала устойчивостью к отказам оборудования и электропитания. Для надежной работы системы необходимы высоконадежные технические средства. Также необходимо автоматическое резервирование важнейших блоков.
Требования надежности должны быть регламентированы для следующих аварийных ситуаций:
выход из строя технических средств АРМК;
отсутствие электроэнергии;
выход из строя программных средств АРМК;
неверные действия персонала АРМК;
пожар, взрыв и т.п.
Надежность технических средств и программного обеспечения АРМК должна соответствовать вышеуказанным показателям.
6. Требования к защите информации от несанкционированного доступа..
Защита информации может быть:
Программная (открытие документов только для чтения и т.п.);
Техническая (электронные ключи);
Организационная (пароли, замки, сигнализации в помещении).
7. Требования по сохранности информации
Сохранность информации должна быть обеспечена в следующих случаях:
Выход из строя технических средств АРМК;
Стихийные бедствия (пожар, наводнение, взрыв, землетрясение и т.п.);
Хищение носителей информации, других средств системы;
Ошибки в программных средствах;
Неверные действия персонала.
Для сохранности информации необходимо предусмотреть использование блоков бесперебойного питания для защиты данных от повреждения в случае отключения питания, для надёжного хранения данных необходимо производить ежедневное резервное копирование БД на несколько дисков.
8.Перечень функций, подлежащих автоматизации:
· ведение кадрового учета в централизованной бухгалтерии;
· формирование информации о сотруднике на основе анкеты и его личной карточки;
· хранение в графическом виде фотографий сотрудников, их личных подписей и печати, удостоверяющей документ отдела кадров;
· формирование табеля рабочего времени;
· учет больничных листов;
· формирование справки по анкетным данным - “дети сотрудников”;
· формирование справки “Выписка из штатного расписания” на произвольную дату;
· формирование текстов приказов по личному составу, контроль их соответствия штатному расписанию и информации об отпусках;
· формирование текстов приказов по произвольному шаблону с использованием в шаблонах ключевых слов;
· формирование информации о личном составе нескольких учреждений в одной базе данных, так что каждое учреждение имеет свое штатное расписание, а запросы осуществляются по любому подмножеству учреждений;
· формирование настраиваемой статистической отчетности по руководящему составу и специалистам.
9. Проектирование программных систем.
Существует два основных способа проектирования программных систем:
1) структурное проектирование, основанное на алгоритмической декомпозиции.
2) объектно-ориентированное проектирование, основанное на объектно-ориентированной декомпозиции.
Алгоритмическую декомпозицию можно представить как обычное разделение алгоритмов. Объектно-ориентированную декомпозицию представляют как объект обладающий собственным поведением.
Объектно-ориентированные системы более гибкие. Действительно, объектная декомпозиция существенно снижает риск при создании сложной программной системы.
Объектная декомпозиция помогает разобраться в сложной программной системе. Структурный подход состоит в декомпозиции (разбиении) системы на элементарные функции.
Для того, чтобы показать задачи, подзадачи данного расчетного задания, используется диаграмма Ганта. На этой диаграмме показано: анализ системных требований, логическое проектирование, физическое проектирование, реализация. Срок исполнения: 23.06.2010 – 15.07.2010.
Рис.2 Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта представляет собой отрезки (графические плашки), размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок 17
соответствует отдельной задаче или подзадаче. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня».
1.4 Постановка задачи
Отдел управления персоналом ООО «Торговая Сеть Аникс» занимается персональным учетом работников, который включает прием и выбытие. Основные задачи кадрового учета следующие:
1. планирование профессиональной подготовки рабочих и специалистов (обучение, переподготовка);
2. планирование повышения квалификации (обучение и переобучение) руководящих кадров;
3. рациональная расстановка кадров в соответствии с уровнем их квалификации;
4. аттестация и рационализация рабочих мест;
5. статистический и оперативный учет и отчетность;
6. анализ движения кадров;
7. анализ качественного состава кадров;
8. ведение архива.
Отдел управления персоналом ведёт учёт персонального состава работников, движение кадров, обучение и переобучение кадров. Также функцией отдела является составление должностных инструкций, формирование отчетности и обработка анкет. Отдел управления персоналом также обязан следить за трудовой дисциплиной, а также за продвижением по служебной лестнице сотрудников.
Отдел кадров наряду с расчетом численности активной части трудовых ресурсов фирмы, ведет расчет численности управленческого персонала. Базируясь на представленных показателях плановой численности, кадровая служба фирмы планирует прием и увольнение сотрудников, а также распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам. В процессе изготовления продукции рабочие получают плановые задания, фактические результаты выполнения которых фиксируются либо в бумажных документах, либо на машинных носителях и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия в свою очередь, обрабатывает полученную информацию и вычисляет показатели оценки трудовой деятельности в денежном эквиваленте. До начала расчетов отдел кадров информирует бухгалтерию о текущих изменениях относительно отдельных работников (данные о пропущенном рабочем времени по причине временной нетрудоспособности о внутреннем и внешнем движении кадров, о нарушениях трудовой дисциплины и т.д.). Отдельные показатели такого рода передаются в отдел кадров, который использует их впоследствии при решении своих задач.
На основании имеющихся данных можно сформировать ряд отчетов. Отчет по трудовым ресурсам. Он может быть сформирован на конкретную дату и по конкретному работнику. Все эти отчеты и документы ООО «Торговая Сеть Аникс» заполняет в программе 1С «Зарплата и кадры».
1.5 Метод разработки
При помощи ЭВМ на оптовом предприятии ООО «ТС Аникс» автоматизирован кадровый учет. Обеспечивается выполнение одной из функций обработки информации: обработка текстов; накопление и хранение, управление и манипулирование данными; графическая обработка, статистическая обработка, поддержка коммуникаций. Также обеспечивается обработка и передача данных в локальных и распределенных сетях ЭВМ.
ПО АРМ кадровика предстает перед пользователем в виде двух компонент: проблемно - ориентированные ППП кадрового учета (анализа) и базового (общесистемного) ПО, приспособленных к требованиям конкретных профессиональных пользователей каждого АРМ. Информационное обеспечение (ИО) АРМ кадровика подразделяется на внемашинное и внутримашинное. Внемашинное ИО включает классификаторы учетной и технико-экономической информации, совокупность унифицированной документов первичного учета. Особенностью внемашинного ИО АРМ кадровика является то, что данные о хозяйственных операциях из подразделений предприятия и от других АРМ могут поступать как в документальной форме, так и в форме аналогов документов на магнитном носителе, а также передаваться по каналам связи в локальных сетях.
Внутримашинное ИО – это единая централизованная информационная база данных, представленная совокупностью данных, организованных и хранящихся на магнитных носителях в виде информационных файлов и баз данных. Главной составляющей ее является информационный фонд учетных данных, который включает нормативно-справочную, условно-постоянную информацию, данные прошлых отчетных периодов, текущие учетные данные. Кроме него в информационную базу может входить база данных инструктивно-методических и других материалов, необходимых кадровику при работе.
при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.
Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций кадровика, поскольку, его работа связана с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, автоматизация кадрового учета призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда. При помощи автоматизации процесса обработки информации, можно содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.
Целью автоматизации является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по кадровому учету. Прием на работу сопровождается оформлением трудового договора, согласно ТК РФ.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, второй подшивается в личное дело в отделе кадров.
В стандартную запись сотрудники включены необходимые настройки, полностью автоматизирующие процесс кадровых изменений.
Существует возможность просмотреть историю периодических реквизитов элемента справочника (сотрудника), получить информацию по выбранному сотруднику или по всем сотрудникам фирмы, оформить документы по учету кадров, а также сформировать ряд форм налогового учета по доходам сотрудника.
Автоматизация управления кадровыми изменениями в ООО «ТС Аникс» повышает его оперативность, облегчает работу кадровика.
Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.
Критериями выбора технических средств являются:
Надежность функционирования системы;
Функциональная полнота системы;
Быстродействие;
Минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.
1С «зарплата и кадры» является универсальной системой для автоматизации ведения кадрового учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.
Типовая конфигурация предназначена для автоматизации бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях Российской Федерации.
Типовая конфигурация включает:
План счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учета;
Справочник валют, используемый для валютного учета;
Набор справочников для ведения списков объектов аналитического учета;
Набор перечислений для организации аналитического учета с регламентированным набором значений;
Набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций. Основные документы представлены на рисунках 3 и 4. Это приказ о приеме на работу и приказ об увольнении.
Рис.3 Приказ о приеме на работу.
Рис4 Приказ об увольнении.
Набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учета в конкретной организации.
Набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики.
Специализированные отчеты по конкретным разделам бухгалтерского учета.
Набор регламентированных отчетов (налоговых, бухгалтерских и
др.) и механизм их обновления.
Специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции.
План счетов и настройка аналитического учета реализованы в Типовой
конфигурации практически для всех разделов бухгалтерского учета.
Набор документов, автоматизирующих ввод операций, рассчитан на ведение важных разделов учета:
Учет расчетов по социальному страхованию и обеспечению
Учет расчетов с подотчетными лицами
Учет расчетов с персоналом по прочим операциям
Учет расчетов по депонированным суммам
Учет предстоящих поступлений по недостачам, выявленным за прошлые годы
Учет разницы между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей.
1.6 Обоснование проектного решения
В проектируемой системе решаемые задачи будут реализованы соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных будут реализованы однотипным способом во всех модулях. При добавлении и редактировании данных будет применяться контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д.
Для добавления и редактирования данных будут использованы экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещению) по БД. Для обеспечения поиска данных также будут использованы экранные формы, позволяющие задавать различные значения (диапазоны значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно будет производит как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа «дата» будет реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т. д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.
Источником оперативной информации для реализации решения поставленных задач являются общие сведения, начисление з/пл, налоги и отчисления, начальные данные, прочее.
Эти данные постоянно изменяются и отличаются большим объемом обрабатываемой информации. Данные вводятся в систему с помощью специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц.
Постоянная информация тоже хранится в виде таблиц и реализуется с помощью специальных справочников. Эти данные практически не изменяются, в основном добавляются новые или редактируются старые, а при необходимости удаляются. В данной системе таким справочником является:справочник сотрудники.
Справочник используется для хранения информации о сотрудниках, указания конкретных физических лиц в качестве реквизитов других объектов конфигурации, а также при начислении заработной платы.
Для вывода итоговой информации будут применятся приказы. Приказы будут формироваться в зависимости от заданных параметров.
Основными приказами будут: приказ о приеме на работу, приказ о кадровых изменениях, приказ об увольнении, приказ об изменении оклада.
Приказ о приеме на работу регистрирует в БД нового сотрудника.
Приказ о кадровых изменениях изменяет значения периодических реквизитов сотрудника в типовой конфигурации.
приказ об увольнении - формирование приказа об увольнении.
приказ об изменении оклада изменяет оклады всем или группе сотрудников.
Отчет по всем сотрудникам позволяет получить отчет по всем сотрудникам, в нем указывается табельный номер сотрудника, ФИО, подразделение, оклад, количество иждивенцев и т. Д. отчет формируется по состоянию на текущую (рабочую дату).
1. Учет увеличения трудовых ресурсов.
На основании трудового договора данные заносятся в компьютер. В общих сведениях указываются: ИНН, Должность, Подразделение, Характер работы. Здесь же ставятся метки Включать начисления в налоговую базу взноса в ФСС от НС и ПЗ, Сотрудник является инвалидом, Сотрудник является налоговым резидентом.
Эти данные необходимы для ведения учета и формирования различных приказов. Заносятся по мере появления новых сотрудников. От пользователя требуется внимательность при занесении документов
Если работник принимается на работу в данную организацию не с начала года, то на закладке Начальные данные указываются данные с предыдущего места работы согласно представленной справке: валовой доход с начала года.
На закладке "Прочее" вводятся данные документа, удостоверяющего личность сотрудника: серия и номер, реквизиты органа, выдавшего документ, и датавыдачи.
Эти данные сотрудника используются при выписке первичных документов,
например, расходных кассовых ордеров, а также при заполнении сведений о
физических лицах в налоговых декларациях в том случае, если у физического
лица отсутствует или не указан ИНН.
Проконтролировать информацию можно путем сравнения данных из архива и данных по компьютеру, при несоответствии этих данных необходимо будет поднять исходный документ.
2. Учет заработной платы и отчислений.
В закладке «Начисление з/пл» вводятся данные для начисления сотруднику заработной платы и удержания налога на доходы: месячный оклад, процент северной надбавки, счет отнесения затрат по начислению заработной платы. При исчислении налога на доходы, исходя из совокупного дохода физического лица в соответствии с действующим законодательством, работодатель (налоговый агент) может производить стандартные вычеты. Группа реквизитов «Право на вычеты» включает тип вычета, количество детей и суммувычета на одного ребенка (300 руб. или 600 руб.)
Реквизит «Сальдо по НДФЛ на начало текущего года» содержит сумму налога на доходы физических лиц для данного сотрудника на начало года.
На закладке «Налоги и отчисления» вводятся данные, необходимые для расчета налога на доходы физических лиц и отчислений во внебюджетные фонды: сальдо по НДФЛ на начало текущего года, тип вычета на сотрудника, количество детей, характер работы (по трудовому договору или по договору гражданско-правового характера), включать начисления в налоговую базу взноса в ФСС от НС и ПЗ, является ли сотрудник инвалидом.
3. Увольнение сотрудников.
В Документе "Приказ об увольнении", в форме ввода нужно указать номер и дату приказа, дату увольнения и выбрать увольняемого сотрудника.
При проведении документа дата увольнения заносится в реквизит "Дата увольнения" указанного сотрудника в справочнике "Сотрудники".
Рис 5. Контекстная диаграмма функционирования склада
На рисунке 5 показано взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах, необходимых для нормального функционирования склада:
Функционирование отдела кадров предполагает работу с персоналом фирмы. Сотрудник – тот объект, без которого предприятие не может обойтись и для которого, собственно, функционирует отдел кадров. Сотрудник, имея с собой требуемые документы, заполняет анкету и обращается в отдел кадров к специалисту по кадрам.
Действующее законодательство и инструкции – регламентирующие трудовые отношения.
В работе с сотрудниками важнейшую функцию выполняет специалист по кадрам. Информационные ресурсы выполняют прямую функцию (обеспечение информацией о сотруднике и т.п.). Без материальных ресурсов (оборудование и расходные материалы) в настоящее время невозможно представить ни одно функционирующее предприятие.
Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.
От рациональной организации входной информации предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления трудовыми ресурсами.
Входной информацией для разрабатываемой в расчетном задание автоматизированной системы является:
Для отражения операций, связанных с приемом на работу - анкеты, трудовые договора заполняющиеся от руки (форма приведена в приложении).
Для отражения работы с персоналом предприятия: заявление на предоставлении отпуска, объяснительная.
Для отражения операций, связанных с увольнением: заявление об увольнении.
Все данные заносятся в компьютер с помощью специальной программы 1С «зарплата и кадры». С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.
Данная входная информация позволяет формировать итоговую таблицу «Сотрудники». Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.
1.7 Архитектура ИС
Складской учет в 1С:Зарплата и кадры имеет архитектуру клиент-сервер. Клиент-сервер- вычислительная или сетевая архитектура, в которой задания или сетевая нагрузка распределены между поставщиками услуг (сервисов), называемыми серверами, и заказчиками услуг, называемыми клиентами. Нередко клиенты и серверы взаимодействуют через компьютерную сеть и могут быть как различными физическими устройствами, так и программным обеспечением. На ООО «ТС Аникс» главным действующим лицом является сервер, клиентами – персональные компьютеры работников отдела.
Рис.6 Структура кадрового отдела «ТС Аникс» (диаграмма развертывания)
2. Проектная часть
2.1 Информационное обеспечение
В базе данных отображается информация об определенной предметной области (ПО). ПО – это часть реального мира.
Инфологическая модель (ИМ) предметной области – это описание предметной области, выполненной без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства. Содержит исходную информацию о предметной области. Этап создания ИМ называется инфологическим проектированием.
Требования, предъявляемые к инфологической модели:
Адекватное отображение (язык для представления ИМ должен обладать достаточными выразительными возможностями)
Непротиворечивость (не должна допускаться неоднозначная трактовка модели)
Легко расширяемость (обеспечение ввода новых данных без изменения ранее определенных)
Гибкий язык (язык должен быть применим как при ручном, так и при автоматизированном проектировании)
Понятность всем пользователям
Цель инфологического моделирования - создать точное и полное отображение реального мира, используемое в дальнейшем в качестве источника информации для построения БД.
Для решения задач рассмотренных в данном расчетном задание разработана инфологическая модель представленная на рисунке.
Рис.7. Диаграмма декомпозиции IDEF0. Деятельность склада
Весь процесс деятельности склада подразделяется на:
· Прием на работу (устройство на работу сотрудника и направление его на место работы)
На данном этапе обрабатываются требуемые документы, анкета сотрудника. Данные заносятся в архив и параллельно в БД на ЭВМ. Проводится инструктаж работника, после чего тот направляется на место работы.
· Увольнение сотрудника
Данный этап подразумевает не выход на работу сотрудник по причине увольнения. Выбывший сотрудник забирает свои документы из отдела кадров.
· Место работы (Реализация возможностей кадра). Подлежит дальнейшей декомпозиции.
Данная модель показывает информационные связи и потоки информации, позволяющие решить поставленные задачи автоматизации учета складских операций и реализации.
2.2 Программное обеспечение
Подсистема «Программное обеспечение» (ПО) включает совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. ПО делится на два комплекса: общее (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.д.) и специальное (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).
Рис.8 Программа 1С:Торговля и склад
Программа 1С «Торговля и Склад» в настоящее время является одной из самых популярных среди программ по кадровому учету. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.
В системе основные особенности ведения учета задаются (настраиваются) в конфигурации системы. К ним относятся основные свойства плана счетов, виды аналитического учета, состав и структура используемых справочников, документов, отчетов и т.д.
Чтобы проектируемая АРМ была эффективной необходимо соблюдение следующих принципов создания системы:
Системность
Гибкость
Устойчивость
Эффективность
Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.
Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.
Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.
Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.
Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.
2.3 Технологическое обеспечение
2. Реализация технологического процесса включает работу по учету увеличения трудовых ресурсов, учету заработной платы и отчислений, увольнение сотрудников, формирование приказов по соответствующим запросам к базам данных.
Программа по решению этих задач для всех работ имеет один вход, реализуемый управляющей компонентой. Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню.
Технологический процесс сбора информации будет представлять собой ввод информации с первичных документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.
Заключение
В данном расчетном задании мною было рассмотрено автоматизированное рабочее место специалиста по кадрам.
Создание автоматизированного рабочего места кадровика на фирме позволит сократить время на обработку информации; произойдет сокращение затрат на обработку информации; уменьшатся затраты времени на поиск необходимой информации; улучшится качества контроля и учета обрабатываемой информации; повысится эффективность работы не только кадровика, но и остальных подразделений фирмы.
Список использованной литературы
1. Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник.-5 изд.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008 – 398 с.- ISBN 978-5-91131-6587
2. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп.– М.: Финансы и статистика, 2006. – 544 с: ил. – ISBN 5-279-02937-8
3. Маклаков, С.В. BPwin и ERwin: CASE-средства разработки информационных систем.Учебник. – М.: Диалог-Мифи, 2006. – 256 с., – ISBN 5-9444-1070-1
5. Рязанцева Н. А., Рязанцев Д. Н.Р99Т 1С:Предприятие. Торговля и склад. Секреты работы. - СПб.:БХВ-Петербург, 2003. - 368 с.: ил. ISBN 5-94157-193-3
«…Если вы мудро выбираете друзей, ваши дела пойдут в гору.
Если же вы мудро выбираете себе дело и людей, которые будут работать с вами, вы станете процветать».
(Уоррен Хельман)
Ни одна организация в условиях современных прогрессирующих тенденций не может существовать без службы (отдела) занимающейся комплектованием организации кадрами, ведением всей документации, касающейся приема и увольнения сотрудников, да и многой другой специфической деятельностью, которую, на наш взгляд, не могут выполнять другие службы, хотя есть мнение среди работодателей, что функции кадровой службы (отдела кадров) может выполнять секретарь или бухгалтер. Да, в общем-то может, к примеру, заполнить трудовую книжку или же заполнить табель рабочего времени, но не более. Грамотно оформить работника при приеме на работу, внести изменения в трудовой договор, соблюсти все требования, предъявляемые Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изменениями от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г. ) (далее – ТК РФ) и другими нормативными актами, в состоянии только «профессиональный» кадровик.
Надо сказать, что с октября 2006 года в ТК РФ внесены значительные изменения, что позволяет кадровым службам (отделам) или иным сотрудникам, выполняющим кадровую работу, более ответственнее относится к оформлению трудовых отношений с работниками (особенно к заключению трудового договора). Конечно же еще многое необходимо разъяснить, но это все будет сделано со временем, как говорится – все постигается практикой.
Вернемся к передаче функций кадровика иным лицам.
Практическое воплощение мнения по поводу передачи функций кадровика секретарю или бухгалтеру часто приводит к кадровым ошибкам. Так, например, на практике часто встречаются неправильно оформленные трудовые договоры, нарушающие права работника. Автор также на практике при приеме работника часто сталкивается с неправильно внесенными записями о трудовой деятельности в его трудовой книжке, что может привести к необходимости подтверждения страхового стажа при выходе на пенсию. Так что можно посоветовать работодателям одно – не скупитесь на организацию на своем предприятии кадровой службы (отдела), вам это обернется высокими производственными результатами, а самое главное спокойствием.
Не зря говорят: кадровая служба – лицо компании.
Именно с кадровой службы (отдела) начинается знакомство потенциального работника с организацией. Именно от кадровой службы (отдела) зависит, продолжит ли пришедший устраиваться на работу свою трудовую деятельность у вас или из-за того, что он получил сомнительную или неполную информацию о своей потенциальной работе, откажется от дальнейшего общения с вашей организацией.
Поэтому сотрудник кадровой службы должен обладать не только образованием, но и набором определенных качеств. Сотрудник кадровой службы должен иметь презентабельную внешность – прежде всего, он должен располагать к себе, иметь открытый взгляд и хорошо поставленную речь.
Требования к сотруднику кадровой службы будут рассмотрены чуть позже.
А сейчас о кадровой службе (отделе) в общем.
Рассмотрим структуру кадровой службы (отдела кадров).
Обычно, но не везде, во главе кадровой службы (отдела кадров) стоит начальник кадровой службы (отдела кадров), который частенько является заместителем руководителя организации (сейчас часто называют данную должность – заместитель директора по персоналу ). На мой взгляд, синонимом названия данной должности является менеджер по персоналу (судя по Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 (в ред. от 12 ноября 2003 г.) (далее – Справочник) имеет те же функциональные обязанности). У него в подчинении находятся сотрудники, занимающие следующие должности: менеджер по персоналу, инженер по подготовке кадров, специалист по кадрам, инспектор по кадрам. В структуре кадровой службы (отдела) могут быть также делопроизводители и машинистки. В общем-то вариации со структурным образованием кадровой службы (отдела) могут быть различными. Так, к примеру, в организации кадровый работник один и должность его – специалист по кадрам.
Какова же должна быть численность кадровой службы (отдела), чтобы обеспечить нормальное функционирование организации.
Для этого надо определить затраты рабочего времени на комплектование и учет кадров и другие функции кадровой службы (отдела).
Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до настоящего времени остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78 (далее – Нормативы). Срок действия нормативов неоднократно продлевался и поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству и регулирующие нормирование труда работников кадровой службы (отдел) продолжают применяться.
Никакие других нормативных актов, регламентирующих численность кадровой службы (отдела) нет.
Доцент МГИЭМ, кандидат физико-математических наук, Юрашев В.В. смог с помощью строгих формул данных в Нормативе выяснить данную проблемы. На мой взгляд, исследования Юрашева наиболее полно и довольно ясно ответили на вопросы по численности кадровой службы (отдела), которые часто возникают не только у кадровиков, но и руководителей организаций.
Юрашев произвел расчеты по затрату времени лишь четырех выполняемых кадровой службой (отделом) работ: оформление приема и увольнения, отпусков и документов работников, уходящих на пенсию. Но этого оказалось достаточно, чтобы определить, сколько должно приходиться кадровиков на число работников.
Прежде всего необходимо пояснить какие функциональные обязанности выполняются сотрудниками кадровой службы (отдела).
Нормативами охвачены лишь немногие из них, так как за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы по социальному страхованию, по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ. Данные работы Нормативами не учтены, но независимо от численности сотрудников кадровой службы (отдела) они выполняются.
Так, п. 1.3 Нормативов указывает следующие работы:
1) оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих;
2) оформление документов при увольнении рабочих и служащих;
3) оформление и учет трудовых книжек;
4) оформление документов по учету движения кадров;
5) составление статистической отчетности по учету личного состава;
6) составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;
7) работы по табельному учету;
8) работы в бюро пропусков;
9) работы в военно-учетном столе;
10) работы, связанные с АСУП;
11) прочие работы.
Согласно Нормативу норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:
где Нвр – норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел. ч);
Топр – норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Нормативу (чел. ч);
k – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т. д. (в %).
Юрашев получил следующее:
«На 100 работников – годовая трудоемкость только 4 работ составляет:
11,88 чел. ч – оформление отпусков;
19,7 чел. ч – оформление пенсии;
15,15 чел. ч – увольнение;
26,64 чел. ч – прием на работу.
Итого, из расчета на 100 работников годовая трудоемкость этих работ составит 73,37 чел.ч.».
Затем Юрашев определил «…один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров – текучесть персонала ».
«… g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20 % рабочих и 80 % служащих, то при k = 8 % и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа. Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам:
Поскольку а – количество человек, рассчитанных на 100 штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу.
Юрашев считает, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек.
В случае, когда в компании 20 % служащих и 80 % рабочих, формулы для определения количества работников отдела кадров изменяются и принимают следующий вид:
Юрашев рассчитал численность кадровиков в компании со штатом в 500 человек (20 % служащих и 80 % рабочих) используя следующую формулу
Таким образом, Юрашевым сделан вывод о том, что текучесть кадров влияет на численный состав кадровиков, а также вычислил, что лишь две работы (оформление приема и увольнения) требуют в компании с численностью 500 человек 1 кадрового работника при текучести 27 % в месяц.
Можно только представить, что для выполнения двух десятков работ с аналогичными условиями потребуется уже около 10 сотрудников кадровой службы (отдела).
Таблица 1. Нормативы времени, затрачиваемые на кадровые операции
В таблице перечислены не все операции, выполняемые сотрудниками кадровой службы (отдела), но представленный список уже кажется внушительным.
Таблица. 2. Примерные нормативы численности работников кадровой службы (отдела)
Представленные таблицы помогут кадровым работникам более рационально организовать свою работу.
Итак, неправ тот из руководителей, кто полагает, что организовывать у себя кадровую службу (отдел) нет смысла, пусть кадровые дела ведет секретарь или бухгалтер. Можем вам со всей уверенностью сказать – ВЫ НЕ ПРАВЫ!
Иметь в структуре организации кадровую службу (отдел) или, на худой конец, специалиста по кадрам – это говорит о стабильности и экономической устойчивости Вашей организации.
Успех любого дела зависит не только от новых идей или технологий. Главным секретом успеха является человеческий фактор. Перед кадровой службой, прежде всего, стоит цель – обеспечение организации добросовестными, квалифицированными, ответственными, продуктивными сотрудниками, создание оптимальных условий для успешного выполнения сотрудниками организации своих должностных обязанностей.
Выгоды организации в результате рационального и оптимального построения кадровой службы (отдела):
1) полная и достоверная информация по каждому работнику;
2) знание потребности организации в новых работниках, в направлении на обучение и повышении квалификации работников;
3) конкретизация должностных обязанностей и уровня ответственности;
4) предупреждающие действия руководства организации по устранению негативных явлений (например, при высвобождении работников в случае сокращения штата);
5) и как главный аспект – отсутствие обращений в судебные и иные инстанции вследствие неправильного оформления кадровой документации.
Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить утомляемость сотрудников, а также максимально повысить производительность труда персонала. Добиться этого можно учитывая основные системы планировки помещений, принципы планировки рабочих мест и рациональных условий труда.
Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала.
Важность правильной организации рабочего места сотрудника объясняется тем, что на нем человек проводит треть своей сознательной жизни. Поэтому стоит подумать о планировке, дизайне, мебели и оборудовании рабочего места, т.к. все это влияет на производительность труда, наше настроение и здоровье.
Выделяют следующие основные системы планировки помещений:
Кабинетная: структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком - увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.
Зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционированием воздуха и звукоизоляцией. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего, обеспечение рациональной технологии управления. Главный недостаток - невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также избыточный шум в зале.
Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5 -2,0 м.
Применение перегородок создает благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя «ячейка». В то же время руководитель подразделения может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и дисциплиной труда.
В первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения.
Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.
Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом со входом, лифтом и лестничной площадкой.
Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.
Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.
Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:
Общая и полезная площади здания, а также планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания;
число сотрудников определяется предприятия;
нормы площадей на одного сотрудника различны в разных странах.
При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину.
Таблица 1. Нормы площадей для размещения служащих в различных странах (кв.м):
Рациональные условия труда
Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата.
1. «Современная мебель - дороже денег». Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаст комфортные условия труда и представление о благополучии фирмы. Лучше всего оборудовать офис недорогой мебелью из ДСП, покрытой специальным защитным пластиком. Не жалейте денег и оборудуйте все помещения офисной мебелью, в крайнем случае те подразделения, где сотрудники работают с клиентами предприятия. Гнетущее впечатление оставляет посещение кабинетов директоров с исцарапанными старыми столами, протертыми до дыр креслами, дешевыми занавесками и пепельницами, наполненными окурками сигарет.
2. «Стол и стул комфорт создают». Максимального комфорта и минимального утомления можно достичь в том случае, когда правильно подобраны по размеру стол и стул для сотрудника. Нормальная высота рабочей поверхности стола при работе служащего в зависимости от его роста составляет 70-75 см, соответственно высота стула находится в диапазоне от 40 до 45 см. Учитывая разный рост сотрудников, лучше всего использовать офисные кресла с поднимающимися сиденьями.
3. «Чистый стол». На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для решения задач управления. В конце рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдения служебной тайны. Стол руководителя или специалиста, заваленный документами, книгами и газетами, говорит о неряшливом и неделовом человеке.
4. «Каждой вещи - свое место». Все документы (папки, бумаги) надо располагать
таким образом, чтобы они имели постоянное место и их можно было легко найти. Папки с постоянными документами должны быть внесены в номенклатуру делопроизводства предприятия (подразделения), храниться в определенном шкафу со свободным доступом сотрудников. Папки, которыми часто пользуются в течение рабочего дня, располагаются в пределах рабочей зоны сотрудника (один-два шага). В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки. «Что в порядке лежит - само в руки бежит», - гласит пословица.
5. «Используйте органайзер». Все технические средства для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе или в компьютере - органайзере. Это экономит много времени по сравнению с традиционным хранением средств труда в ящике.
6. «Чисто там, где не сорят». Офис должен содержаться в идеальной чистоте и убираться 2 раза в день, если в отделе много клиентов, или один раз в конце рабочего дня. Для поддержания порядка администрация должна запретить в курение в офисе, потребление пищи, распитие спиртных напитков на рабочем месте и хранение продуктов питания. В противном случае вас ждут мыши, тараканы, мухи, грязь и снижение сотрудников на 15-20%.
7. «Да будет свет!». Правильная освещенность помещений - фактор создания комфортных условий, благоприятного климата и здоровья сотрудников. Прямой свет без абажуров вызывает раздражение глаз, слабая освещенность ведет к их быстрому утомлению, отраженный свет от полированных поверхностей стола и шкафов действует раздражающе. Лучше всего располагать столы так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола или прямо на него. В темное время суток помогают правильно подобранные светильники или настольные лампы.
8. «Чистый воздух - здоровый дух». Вентиляция имеет важное значение для сохранения у сотрудников хорошего физического состояния и уменьшает опасность распространения инфекционных заболеваний. Оптимальным вариантом является оборудование каждого помещения кондиционером или принудительной вентиляцией. При их отсутствии необходимо проветривать помещение каждые 2 ч.
9. «Громкость музыки обратно пропорциональна интеллекту». Часть сотрудников, особенно тех, труд которых монотонен, предпочитает работать под музыку, другая часть ее не любит. Как быть? Эти вопросы должны быть согласованы внутри коллектива и регламентированы. В любом случае громко говорящий радиоприемник или другой источник музыки в течение всего негативно действует на психику всех работников.
10. «Пар кости ломит». Очень плохо работать в жарком помещении и летом, и зимой, так как повышается утомляемость, снижается производительность труда, увеличивается вероятность простудных заболеваний. Кроме того, происходит перегрев организма, что ведет к увеличению заболеваемости сотрудников. Оптимальная температура помещения от 18 до 22°С. В зависимости от привычек сотрудников и времени года она может подбираться в указанном выше диапазоне. Отопительная система должна распространять тепло равномерно по помещению офиса, а в холодное время года дополнительное тепло может быть получено за счет кондиционера или электрокамина.
Правильная организация вашего рабочего места и служебного помещения может оказать значительное влияние на вашу производительность. Она позволит вам экономить время, предупреждать усталость, завершать выполнение задач быстрее, чем вы планировали.
Предлагаем вам в течение нескольких минут свежим взглядом окинуть ваш офис и подумать:
Насколько часто вам приходится вставать из-за стола, чтобы дотянуться до тех предметов, до которых вы не можете дотянуться сидя?
Достаточно ли свободного места на вашем столе, чтобы работать комфортно и без помех, не захламлен ли он?
Достаточно ли удобно расположены клавиатура и монитор вашего компьютера, чтобы вы могли работать не напрягаясь и не испытывать чрезмерной усталости?
Имеется ли у вас свободное по соседству с компьютером место, которое бы вы могли использовать для одновременной работы с компьютером и бумагами?
Не перегружены ли ваши шкафы и книжные полки ненужными вещами?
Соответствует ли ваше оборудование для хранения тому имуществу, которое должно в нем храниться?
Часто ли вам приходится тратить время на поиски нужных вам вещей?
Наилучшим ли образом расположена мебель в вашем офисе с точки зрения работы за письменным столом, работы на компьютере, приема коллег и клиентов?
Для правильной организации вашего рабочего места каких-либо стандартных рецептов не существует: что может быть удобным для вас, не удобно для другого, и наоборот. Тем не менее, для того чтобы наилучшим образом организовать порядок в служебном помещении, вам следует обратить внимание на ряд общих принципов, руководствуясь которыми, вы можете добиться оптимального состояния в этом вопросе.
Эргономика - это процесс научной организации труда, направленный на создание средств оптимизации труда, совершенствование методов выполнения человеком какой-либо работы с учетом его безопасности, комфортности и производительности. Возможно, в отношении организации порядка в вашем служебном помещении это звучит несколько высокопарно, однако выбор и размещение мебели, оборудования, справочных материалов и различных принадлежностей в вашем офисе может оказать значительное влияние на то, как вы работаете.
Мебель
1. Столы. На вашем столе должно быть достаточно свободного места, чтобы вам было удобно работать, не отрываясь по пустякам. Если вам приходится делить свое время между компьютером и работой с бумагами, подумайте о панорамном методе, который позволит вам перемещаться между традиционным столом и компьютером не вставая. Если у вас есть возможность, постарайтесь найти стол с регулируемой высотой.
Продумайте, как установить стол таким образом, чтобы он составлял единое целое со всем офисом. Если вы хотите разместить стол так, чтобы он служил барьером между вами и предполагаемым посетителем, - это ваше право, этим вы добьетесь эффекта психологической дистанции, но если вы преследуете совсем противоположную цель, то вам следует установить его по-другому. Установив стол напротив стены, вы создадите удобное место для размещения книжных полок, навесных плакатов и т.п. Если ваше рабочее место находится в офисе с открытой планировкой, то такое размещение стола способствует исключению случайных помех и снижению отвлечения внимания.
2. Стулья. Большинство современных офисных стульев оснащено колесиками и шарнирами, что позволяет свободно перемещаться по всей площади служебного помещения. Кроме того, такие стулья оборудованы спинками, что позволяет предотвратить чрезмерную нагрузку на шею и спину. Не стремитесь подчеркнуть ваш статус мебелью. Стулья должны быть функциональными.
Чтобы выбрать стул для себя, обратите внимание на следующие характеристики:
Наличие регулируемого по высоте сиденья;
- наличие спинки, регулируемой как по высоте, так и в поперечном направлении;
- наличие достаточной глубины сиденья;
- должная устойчивость;
- наличие колесиков, соответствующих покрытию пола в вашем офисе.
3. Регулировка стула. При регулировке стула необходимо учитывать как размеры вашего тела, так и высоту рабочей поверхности стола, если она не регулируется. Основная рекомендация: высоту сиденья надо отрегулировать так, чтобы вы могли удобно расположиться на нем; при этом ступни ваших ног должны опираться на пол, а зазор между передней частью стула и вашими икрами должен составлять 5 сантиметров. После этого следует отрегулировать спинку как в вертикальном, так и в поперечном направлениях, чтобы у вас не напрягалась поясница.
Если стул оборудован подлокотниками, то их следует отрегулировать так, чтобы они слегка касались нижней части ваших локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Подлокотники совсем не должны поднимать ваши локти. Если они мешают вам, их лучше демонтировать. При регулировке стула учитывайте высоту рабочей поверхности вашего стола и клавиатуры компьютера. Вам следует разместиться так, чтобы ваши ноги удобно располагались под рабочей поверхностью стола и ничто не мешало их свободному движению.
Если вы не можете добиться такого положения, значит рабочая поверхность стола расположена слишком низко для вас. Если рабочая поверхность стола, когда вы сидите, расположена значительно выше уровня ваших локтей, вам следует отрегулировать высоту стула. При этом под ноги вам придется подставить опору, чтобы можно было занять удобное сидячее положение.
Оборудование
Когда-то я был знаком с одной секретаршей, организованности которой просто поражался. Она всегда знала, где и что лежит. Ее рабочее место было само совершенство. Когда я познакомился с ней, она уже шесть месяцев работала с новым начальником. Ее предыдущий шеф не любил пользоваться диктофоном. Поэтому она держала его в ящике на верху высокого шкафа, а новый начальник, наоборот, каждый день приносил ей новую карту памяти для диктофона. Итак, каждый день поутру ей приходилось карабкаться вверх за диктофоном, а в конце рабочего дня проделывать ту же самую операцию, чтобы положить его обратно. Вот что значит сила привычки.
Этот пример ярко иллюстрирует, насколько живучи раз и навсегда заученные привычки. Стереотип работы давно поменялся, а привычка к давно заведенному порядку продолжает жить. Обратите внимание на то, где вы держите вещи, которыми пользуетесь регулярно. Они всегда должны находиться у вас под рукой. Если над вашим столом оборудованы полки, они должны располагаться таким образом, чтобы вы могли дотянуться до вещи, находящейся на нижней полке, не поднимаясь со стула. Предметы, которыми вы пользуетесь регулярно (например, телефон, принтер, различного рода справочники) должны находиться в пределах досягаемости, чтобы вам не надо было за ними тянуться.
Использование компьютера
В наше время почти все виды человеческой деятельности так или иначе связаны с длительным использованием компьютерной техники. Соблюдение простых рекомендаций при работе с компьютером поможет вам увеличить производительность труда, обеспечить более высокий уровень комфортности и предохранить от усталости и вредных последствий для здоровья:
Рекомендуется, чтобы верхний край экрана монитора находился на одном уровне с глазами пользователя. Однако некоторые компьютерные эксперты указывают, что такая высота - это максимально разрешенный уровень, и настаивают на том, что для некоторых категорий пользователей этот уровень должен быть чуточку ниже, подчеркивая, что такое положение гораздо удобнее для глаз и шеи.
Займите удобную позу, обращая особое внимание на положение шеи, позвоночника, локтей, кистей, бедер и ступней.
Старайтесь не оставаться в одном и том же положении в течение длительных промежутков времени.
Держите предплечья, кисти и руки на одной линии и не опирайтесь ими на острые края. Не ударяйте по клавишам слишком сильно.
Клавиатура должна находиться под тем же углом, что и предплечья.
Чаще делайте перерывы. Специалисты рекомендуют каждый час делать перерыв на пять-десять минут.
Каждые десять-пятнадцать минут работы на компьютере дайте отдохнуть глазам, закрывая их на какое-то мгновение. Затем, открыв их, попытайтесь взглянуть на далеко расположенные предметы и чаще моргайте.
Устанавливайте монитор таким образом, чтобы от него не отражался свет. При верхнем освещении пользуйтесь жалюзи, светорассеивателями.
Чтение бумажных документов требует более сильного освещения, чем чтение с экрана монитора. Если вы одновременно работаете на компьютере и с бумажными документами, пользуйтесь настольной лампой, с помощью которой вы можете отрегулировать освещение таким образом, чтобы дополнительный свет, необходимый вам для чтения бумажных документов, на экран монитора не попадал.
Специальная подставка под бумажные документы облегчит вам одновременную работу на компьютере и с бумажными документами.
Отрегулируйте до удобного для себя уровня контраст и яркость вашего монитора.
Регулярно протирайте экран монитора и другие поверхности компьютера.
Наведение порядка на рабочем месте
Наведение порядка в шкафах. Начните уборку с посудных шкафов, а именно с тех, которые находятся на максимальном удалении от вашего стола. В них, скорее всего, сосредоточена основная масса материалов не первой необходимости, до которых не дошли руки во время предыдущих уборок. По мере их высвобождения продвигайтесь вперед по направлению к вашему столу. Таким образом, вы получите место для хранения предметов, которые в настоящее время загромождают более нужные в рабочем отношении области. Безжалостно избавляйтесь от мусора. Ненужные документы и откровенный мусор просто выбрасывайте. Рассортируйте остальные документы и материалы по архивным коробкам, коробки соответствующим образом пометьте. Когда будете приступать к наведению порядка в книжных шкафах, предлагаем вам сначала полностью их очистить, а затем расставить всю литературу по темам. Требуется разместить материалы и документы таким образом, чтобы вам было легко и удобно их находить в случае необходимости.
Наведение порядка на рабочем столе. У меня был такой период в жизни, когда я пытался убедить себя, что могу хорошо работать при загроможденном рабочем столе. Я говорил себе, что, несмотря на стопки документов, временами достигавших угрожающих размеров, я с легкостью могу найти любую нужную мне бумагу, а резкое переключение с одной задачи на другую только обостряет мое внимание на всем протяжении рабочего дня. Конечно, это было глупостью. Наличие чрезмерного количества документов на рабочем столе ведет к такому же отвлечению внимания и помехам в работе, как телефонные звонки. Хвататься за выполнение то одной задачи, то другой, не добиваясь при этом успеха, гораздо проще, чем сконцентрировать усилия на их реальном выполнении. Наличие большого количества различных документов также служит удобным предлогом для оправдания различного рода отсрочек и проволочек. Когда процесс решения той или иной задачи идет тяжело, психологически гораздо легче переключить свое внимание на решение той задачи, которая кажется вам проще, и вас так и тянет схватить первый попавшийся листок из какой-нибудь стопки документов, находящихся на вашем рабочем столе.
Поиск документов может привести к огромной потере времени и вызвать новые причины для отрыва от работы. Возьмите и прикиньте, сколько раз вам приходится отрываться от работы и рыться в этих стопках, пытаясь по просьбе того или иного лица отыскать нужный ему документ. Специальные наблюдения показали, что на это уходит минимум 15 минут в день, и это, надо признать, довольно консервативная оценка. Конечно, это немного. Но если прикинуть, сколько это составит за год, то вы получите полторы недели, что, согласитесь, довольно большая потеря рабочего времени. Подумайте, сколько бы вы могли совершить полезного за это время. А если вы неорганизованны до такой степени, что тратите на поиски 30 минут в день, тогда, в случае правильной организации, вознаграждением вам послужат три недели дополнительного рабочего времени в год.
Беспорядок на рабочем столе также служит причиной снижения вашей способности определять приоритетные направления деятельности. Кроме того, во всем этом есть что-то нерациональное. При просмотрах стопок те же самые документы попадаются вам на глаза помногу раз. Довольно часто вы тратите силы и энергию на просмотр тех документов, от которых вам надо было избавиться, как только вы их увидели в первый раз. Вы пропускаете конечные сроки, потому что документы, которые бы могли вам напомнить о них, теряются под грудами других документов. Наконец, здесь есть место к возникновению стрессовых ситуаций. Все то время, пока ваши бумаги представляют собой беспорядочную аморфную массу, вы не можете избавиться от чувства беспокойства. Вы не до конца уверены, что может скрываться в этих стопках бумаги, и такая ситуация постоянно служит вам напоминанием, что вы не можете должным образом справиться со своей работой. Довольно часто наличие большого объема задач гораздо больше способствует возникновению стрессовых ситуаций, чем их реальное выполнение.
Ключом при наведении порядка на рабочем столе должна быть простота. Лучшим началом этой процедуры будет, если вы возьметесь за все понемногу, - корзинка входящих документов, корзинка исходящих документов, один ежедневник, один блокнот. Подумайте также, нужны ли вам на рабочем столе вещи личного характера. Возможно, вы захотите оставить на столе случайное фото или сувенир, но нет никакого смысла в том, чтобы личные вещи мешали вашей работе. На вашем столе должны находиться только те принадлежности и инструменты, которыми вы пользуетесь ежедневно. Другие предметы, которые регулярно вам не нужны, должны находиться под рукой, но только не на рабочем столе. Рабочее пространство должно быть достаточно большим, так как, наряду с ощущением физического комфорта, приведенный в порядок рабочий стол несет с собой и положительный психологический настрой.
Возможно, перед тем как начать наведение порядка на своем столе, вам придется преодолеть определенный психологический барьер. Ведь загроможденный рабочий стол подспудно ассоциируется у нас с его чрезвычайно занятым хозяином, а кому не нравится, чтобы его считали занятым. Однако следует помнить, что человек может быть чрезвычайно занятым, но совершенно некомпетентным и непродуктивным. Пусть о ваших делах говорят достигнутые результаты, а не внешний вид вашего рабочего стола. Когда вы окончательно разберетесь со своим рабочим столом, можете приступать к разбору документов.
Как справиться с кипами документов
Промаркируйте четыре пустые папки или коробки для хранения документов следующим образом: «принять к обработке», «заняться отправкой», «прочесть», «отправить на хранение» (или придумайте свои варианты, более удобные для вас). Запаситесь достаточным количеством пластиковых мешков для самой важной категории, которой предстоит отправиться на утилизацию.
Приготовьтесь к тому, что большую часть документов вам придется отправить в мусорную корзину. Какое бы значение они не имели на тот момент, когда попали к вам, скорее всего, они уже морально устарели. Не повторяйте прежних ошибок, действуйте решительно. Здесь вы должны руководствоваться таким принципом: если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.
Не тратьте время на прочтение каждого документа. На данном этапе ваша задача заключается только в том, чтобы определить, нужен ли он вообще, и если - да, то его следует отправить соответственно в корзину или папку.
Во время сортировки документов не предпринимайте никаких других действий, иначе вы можете завязнуть в этой массе. В обязательном порядке, чтобы облегчить свою дальнейшую работу, ставьте пометки на документах, но не тратьте на это слишком много времени, так как ваша основная задача на этом этапе - разобрать все документы по категориям.
Журналы и другие периодические издания следует просматривать быстро, вырывая страницы, представляющие для вас интерес. Остатки смело отправляйте в мусорную корзину. На данном этапе читать вырванные заметки не следует.
Когда вы разберете все кипы, обратите внимание на ваши корзины. Спланируйте время для работы с документами.
Если все будет сделано правильно, то выполненная работа принесет вам глубокое удовлетворение.
Ответ на этот вопрос напрямую связан с развитием позитивных рабочих привычек:
Если, есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.
Не используйте свой стол в качестве места хранения документов - пользуйтесь для этих целей специальными папками.
Всегда проверяйте наличие необходимой техники. Все инструменты и принадлежности, которыми вы пользуетесь регулярно, должны находиться под рукой.
Не перемещайте кипы документов с вашего стола в другие места кабинета.
Старайтесь обрабатывать и регистрировать документы ежедневно. Если вы вынимаете документы из картотеки, возьмите себе за правило возвращать их на место как можно скорее.
Работа службы персонала связана с созданием, обработкой, использованием и хранением значительного количества документов. Эти документы, как правило, содержат сведения, относящиеся к персональным данным сотрудников, и должны быть защищены от несанкционированного доступа. Правительство РФ в своем распоряжении от 21.03.1994 № 358-Р рекомендовало организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты, где прописывать все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации. Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные обязательства на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу. А значит, каждый работодатель должен разработать комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования подобных документов. О том, как организовать «идеальный» кабинет отдела кадров, нам расскажет тот, кто точно знает, как это сделать правильно.
Разговор о том, как правильно организовать пространство для хранения документов по личному составу, мы начнем с напоминания о том, что в кадровой службе фактически существуют две самостоятельные части документального фонда.
Часть 1. Создающиеся в организации и поступающие из других организаций и структурных подразделений подлинники и копии документов по всем вопросам деятельности организации, положения об отделе, его подразделениях, должностные инструкции сотрудников. Большое место в работе кадровой службы также отводится переписке с организациями и гражданами по различным вопросам, материалам проверок состояния документов, содержащих персональные данные, в структурных подразделениях организации.
Часть 2. Личные дела сотрудников и другие учетные документы, документы по аттестации работников и пр.
Документы кадровой службы после завершения исполнения подшиваются в дела в соответствии с их номенклатурой. Дела в течение определенных сроков (обычно это два-три года) хранятся в шкафах в отделе кадров. По истечении этого срока дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив организации, а дела временных сроков хранения могут оставаться в кадровой службе до истечения установленных сроков хранения, после чего выделяются для уничтожения с составлением специального акта.
Основной документ, устанавливающий порядок хранения кадровых документов, - это Федеральный закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Основным документом, устанавливающим сроки хранения документов, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень).
Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации независимо от форм собственности (ст. 1.2 Перечня).
Хранение документов кадровой службы несколько отличается от общих правил хранения управленческих документов, поскольку они обладают высокой социальной значимостью, многие из них служат подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например по старости и инвалидности, а также подтверждением его трудового стажа. Большинство документов по личному составу имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
А ЧТО ЗА ЭТО БУДЕТ?
Ответственность за сохранность кадровых документов несет руководитель кадровой службы, а там, где кадровой службы нет, -кадровый работник. Поэтому в его задачу входит не только правильная организация работы с документами, но и, прежде всего, создание условий, обеспечивающих их сохранность.
За утрату документов, а также за уничтожение бумаг ранее положенного срока действующим законодательством предусмотрена административная ответственность. Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностному лицу придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП). Если же налоговые инспекторы потребуют документы, а организация не сможет их представить, то штраф возрастет до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ) .
Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, служат источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.
Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.
Организация помещения службы кадров
В идеале кабинет кадровой службы должен иметь хотя бы три смежных помещения: комната для сотрудников подразделения, кабинет руководителя и помещение, где размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотеки. При этом вход в кабинет отдела кадров может быть только один.
Если такая организация пространства невозможна, то следует выполнить хотя бы основные условия.
Условие 1. Помещение кадровой службы должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией.
Условие 2. Желательно, чтобы входная дверь кадровой службы была двойной металлической, а окна защищены металлическими решетками.
Условие 3. Помещение должно быть достаточно просторным, чтобы, во-первых, обеспечивались условия для работы персонала службы, а во-вторых, имелось место для размещения шкафов и сейфов для текущего хранения документов.
По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) необходимо запирать на надежные замки и опечатывать личной печатью руководителя кадровой службы. Ключи от дверей сдаются под роспись в специальном журнале. Одновременно включается и проверяется надежность средств охранной сигнализации.
Сдает на охрану и снимает с охраны помещения отдела кадров руководитель службы (иное должностное лицо, ответственное за ведение кадровой работы). Уборка помещений допускается только в присутствии этих лиц. Дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета, трудовые книжки хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах. Желательно, чтобы у каждого работника был свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. При этом печати, штампы, бланки документов и ключи от рабочих шкафов работников, как правило, хранятся в сейфе руководителя кадровой службы.
Правила работы с документами
Чтобы обеспечить сохранность персональных данных при работе с документами, необходимо соблюдать следующие правила.
Правило 1. На рабочем столе держите только те документы, с которыми в настоящий момент работаете.
Правило 2. Остальные документы храните в запертом шкафу.
Правило 3. Исполняемые документы помещайте в папки, на которых указывайте вид производимых с ними действий, например «Для подшивки в личные дела», «Для отправки» и т. п., или фамилии сотрудников, к работе с которыми относятся данные документы. Хорошо, если в каждой папке будет опись находящихся в ней документов.
Правило 4. Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшивайте в соответствующее дело.
Правило 5. В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы убирайте в металлические шкафы, сейфы, запирайте и опечатывайте печатью.
Правило 6. В конце рабочего дня на рабочем столе не должно оставаться ни одной бумаги. Проверьте также урну для бумаг и убедитесь в отсутствии там документов, которые могут представлять интерес для постороннего лица.
Правило 7. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов храните только в сейфе начальника отела кадров.
Правило 8. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожайте в бумагорезательной машине - шредере.
Правило 9. Компьютеры в конце рабочего дня блокируйте и отключайте от сети.
Правило 10. Не оставляйте какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, не оставляйте шкафы незапертыми, а компьютер - незаблоки-рованным при выходе из кабинета.
НЕЛЬЗЯ!
Размещать документы на полу, подоконниках, в неразобранных кипах
Правила хранения документов
В системе хранения кадровых документов можно выделить две стадии: текущее (оперативное) и последующее (архивное).
Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в которое они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Так, документы, создаваемые в службе кадров, в ней же и хранятся.
Текущее хранение делится на два подвида:
- хранение документов в процессе их исполнения;
- хранение исполненных документов. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций приказы по личному составу хранятся в подлинниках.
Условия хранения должны обеспечивать защиту документов от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключать их утрату. Как правило, для этого в помещениях отдела кадров и архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п. Для облегчения поиска документов на шкафах размещают копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой.
Если вы знаете, что какой-то документ должен копироваться с определенной частотой, можно снять с него одну копию хорошего качества и в дальнейшем работать с ней
В помещении службы кадров, в котором хранится большое количество документов, должны поддерживаться стабильные значения температуры и влажности воздуха, так как для бумаги особенно опасны не столько высокие и низкие показатели температуры и влажности, сколько частое изменение этих показателей. Конечно, документы хранятся в специальных папках и за плотно закрытыми дверцами шкафов, чтобы до минимума снизить воздействие злейшего врага бумаги - пыли. Также целесообразно хранить документы в шкафу с непрозрачными дверцами. Дело не только в наибольшей безопасности хранения, но и в том, что для бумаги вредно воздействие света, особенно ультрафиолета.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции ГИТ были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т. д.)
Как ни печально признавать, но не меньший вред наносит документам ксерокопирование и сканирование. В целом не рекомендуется проводить подобные процедуры более пяти раз, так как и этого достаточно, чтобы вызвать значительное изменение цвета бумаги и снижение ее устойчивости к механическим повреждениям. Такое воздействие обуславливается тем, что при прохождении светового луча по страницам документов, уровень освещенности в двадцать раз превышает рекомендуемый.
Правила уничтожения документов
Одним из этапов жизненного цикла кадровых документов является их уничтожение. Причины бывают разные.
Причина 1. Законное уничтожение в организациях после истечения установленного срока хранения.
Причина 2. Уничтожение или порча по неосторожности, в результате аварий и стихийных бедствий, природных и техногенных катастроф.
Наша справка
Помещение архива организации должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей - 120 см. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.
В этой связи кадровой службе приходится решать две противоположные задачи.
Задача 1. Уничтожить документы, чтобы минимизировать (а лучше - полностью исключить) вероятность восстановления содержащейся в них информации.
Задача 2. Восстановить документы и содержащуюся в них информацию в случае порчи или уничтожения документов. Какие методы и технологии для этого можно использовать.
Первая задача связана с выполнением требований законодательства и деловых обязательств по надежному уничтожению документов, ставших ненужными для организации, а также для решения вопросов, связанных с информационной безопасностью.
Вторую задачу, к счастью, приходится решать гораздо реже. И желательно заранее продумать и составить планы действий по спасению поврежденных документов в случае возникновения пожара или затопления.
При уничтожении кадровой документации необходимо соблюдать ряд требований, определенных в Международном стандарте по управлению документацией ISO 15489-1-2001 и в Стандарте 15489-1-2007, а именно:
- уничтожение должно быть санкционированным (т. е. запрещается самовольное уничтожение документации без оформления соответствующих документов);
- запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предстоящему разбирательству по судебным искам или расследованию;
- уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации;
- должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые и резервные копии и копии для длительного хранения.
Наша справка
Шредирование - наиболее распространенный и популярный на сегодня метод уничтожения бумажных документов. Привлекают его дешевизна, «экологичность», достаточная надежность.
Главное достоинство - документы можно уничтожать поэтапно, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования отобранных на уничтожение материалов. В этом случае проще обеспечить безопасность документов и содержащейся в них информации. Именно этот вариант активно используется в работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты.
При выборе шредера специалисты советуют принимать во внимание количество ежедневно ликвидируемых документов.
Рекомендованная дневная нагрузка - важный фактор, который стоит учитывать при подборе агрегата. Еще один принципиальный момент - насколько конфиденциальна информация. От этого зависят уровень секретности уничтожителя и тип порезки.
Уровень секретности, обеспечиваемый шредером, задается максимальным размером фрагментов, на которые режется бумага или другой носитель.
Согласно международному стандарту DIN 32757-1 различают пять уровней секретности:
- секретность первого уровня присваивается моделям, на выходе выдающим полосы шириной до 1,2 см. Восстановить документ из такой стружки можно, хотя придется повозиться. Поэтому подобные шредеры используют преимущественно для уборки рабочего стола;
- второй уровень секретности не намного серьезнее. Аппарат выдает полоски не шире 0,6 см. Такие устройства благодаря своей доступной цене распространены довольно широко;
- шредеры третьего уровня секретности можно использовать для уничтожения конфиденциальных, но не секретных документов. Бумага режется на полосы шириной 0,2 см или фрагменты размером до 0,4 х 6 см. Восстановить содержимое документа, уничтоженного таким способом, практически невозможно;
- для секретной документации рекомендуется использовать шредеры с еще более мощным, четвертым уровнем секретности. В этом случае документ режется на фрагменты не больше 0,2 х 1,5 см, т. е. в мелкую стружку, пригодную разве что в качестве стройматериала;
- и, наконец, для уничтожения совершенно секретных документов производятся шредеры, дающие на выходе фрагменты формата 0,08 х 1,3 см. Фактически документ превращается «в пыль» и не подлежит восстановлению даже в лабораторных условиях.
При выборе шредера нужно опираться только на действительно необходимый уровень секретности, так как от этого зависят цена и производительность машины.
Не будем забывать, что оргтехника - не только незаменимый помощник в офисе, но и немаловажная деталь интерьера. В ассортименте любого производителя можно найти темные и светлые модели классического или футуристического дизайна. В отделке применяется металл, прозрачный пластик, световые индикаторы различных цветов.
Правила работы с посетителями кадровой службы
Помимо операций с документами, работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием граждан (сотрудников организации, бывших работников, кандидатов на работу и др.). Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, т. к. посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров.
В целях удобного доступа посетителей в отдел кадров желательно, чтобы помещения отдела располагались на первом этаже здания, поблизости от входа. В часы приема лиц, не являющихся сотрудниками предприятия, вход в отдел должен быть свободным.
Проход посторонних лиц в помещение отдела лучше контролировать: посетитель идентифицируется по паспорту или служебному удостоверению.
НЕЛЬЗЯ!
В часы приема посетителей выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону
Важно, чтобы прием посетителей проходил только в специально отведенные часы. В другое время в помещении отдела кадров не могут находиться посторонние лица, в том числе сотрудники предприятия. Приемные часы могут быть разными для сотрудников предприятия и лиц, не входящих в эту категорию. Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении отдела не было лиц, ожидающих приема.
Следите, чтобы в часы приема посетителей на вашем столе не было лишних документов.
Прием посетителей чаще всего связан с ведением справочной работы: ответов на вопросы посетителей и выдачей им справок о месте работы, занимаемой должности, стаже. Нелишним будет напомнить, что не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону.
